Persiapan Mencari Funding untuk Pendidikan Pascasarjana di Amerika Serikat

Ini lanjutan post dengan judul 'Jenis-jenis Cara Membiayai Pendidikan Pascasarjana di Amerika Serikat'. Di post ini gue bakal ngebahas tentang persiapannya dulu, jadi belum ke arah technical stages buat daftar atau apply. Ini persiapannya untuk kedua jenis funding, baik fellowship/scholarship maupun assistantship.

Sebelumnya kan gue udah nulis tentang dua jenis funding yang biasa dijadikan solusi oleh mahasiswa untuk membiayai pendidikan pascasarjana di Amerika Serikat. Terus kalo udah tau jenis-jenisnya, mesti gimana dong? Mest bilang wow gitu?

Boleh aja kalo mau bilang wow juga. Tapi lebih boleh lagi kalo kemudian kita mulai mengidentifikasi apa-apa aja yang perlu dipertimbangkan dan disiapkan untuk apply ke kedua jenis funding tersebut.

Funding sources

Kita bisa dapet funding dari mana aja sih? Well, funding bisa didapetin dari mana aja dan possibly dari siapa aja.

Masa sih? Kok gue gak pernah dapet info apa-apa? Well, kemungkinan itu karena lo gak berusaha mencari info dan hanya menanti untuk menerima info. Unfortunately, these things don't work that way.

Just waiting for information might not get you anywhere. Kalo emang udah niat dan mantap mau berusaha mendapatkan funding, ya harus dari pihak kitanya yang aktif mencari. Boleh aja sih kalo cuma mau nunggu sampe tiba-tiba ada tawaran funding jatoh dari langit. Cuma gak ada yang bisa jamin lo bakal mesti nunggu sampe berapa lama.

Di US, funding untuk graduate study bisa dateng dari banyak pihak. Pihak-pihak tersebut diantaranya bisa jadi salah satu dibawah ini:

1. Department/Program yang menaungi bidang yang mau kita pelajari, misal Department of Mechanical Engineering kalo kita mau belajar teknik mesin. Kalo diartiin ke struktur perguruan tinggi di Indonesia, ini tuh jurusan kali ya.
2. College, dimana biasanya department/program berada dibawah suatu college. Misal, di College of Engineering bisa jadi ada Department of Mechanical Engineering, Department of Chemical Engineering, dan sebagainya. Semacam fakultas gitu lah ya.
3. Graduate School, yaitu yang menaungi seluruh urusan yang berhubungan dengan administrasi untuk pendidikan pascasarjana. Graduate School umumnya hanya mengurusi masalah administrative, seperti admission process and enrollment status. Kalo masalah content studinya sendiri (apa aja yang dipelajari, apa aja research yang dilakukan), mereka nggak ngurusin. Kalopun misal kita nanya hal-hal terkait content dari suatu program studi ke mereka, biasanya kita akan langsung disuruh menghubungi department/program yang menaungi program studi tersebut.
4. Federal Government Agencies, ini merupakan lembaga-lembaga nasional US seperti National Science Foundation (NSF) dan National Institute of Health (NIH). The thing about funding from these sources adalah kita harus menyimak dengan baik eligibility kita. Ini dikarenakan umumnya funding dari lembaga-lembaga ini hanya diperuntukkan bagi warga negara US atau US permanent resident.
5. Foundations, cukup self-explanatory kali ya yang ini. Cukup banyak philanthropic foundations di luar sana yang memang memberikan kesempatan bagi mahasiswa pascasarjana untuk mendapatkan funding. Yang sering gue temui saat melihat-lihat kesempatan funding dari suatu foundation adalah kriteria mengenai bidang studi yang dipelajari. Nggak jarang mereka hanya memberikan funding kepada mahasiswa yang mempelajari suatu bidang ilmu tertentu. Nggak semuanya kayak begitu, tentu aja tergantung dari foundationnya dan bentuk funding yang ditawarkan. Itu hasil observasi gue aja sih selama ini. Boleh percaya boleh nggak nggak percaya (eh?).
6. Corporations, yaitu dari perusahaan. Yang jenis ini memang lebih banyak akan menawarkan funding berdasarkan bidang studi yang akan dijajaki. Biasanya mereka memberikan funding untuk mahasiswa yang bidang studinya sesuai bidang perusahaannya. Misalnya perusahaan yang bergerak di bidang software programming kemudian membuka kesempatan kepada mahasiswa ilmu komputer atau teknik informatika untuk menerima funding dari mereka.

Nah terus bagusnya kalo dapet funding dari mana dong? Ya gak ada yang mana yang lebih bagus. Semuanya bagus. Semuanya layak dieksplor dan dipahami terms and conditionnya. Itu tadi diatas contoh beberapa sumber dimana kita bisa cari funding. Kalo misal bingung mau mulai nyari dimana, ya coba mulai dari list di atas. Di websitenya, cari hal-hal yang menyebut 'Funding opportunitites' atau 'How to fund your studies'. Tiap-tiap sumber bisa ngasih bentuk funding yang berbeda. Ada yang cuma ngasih fellowship/scholarship (biasanya Graduate School, foundations, sama corporations). Ada juga yang bisa ngasih both fellowship/scholarship and assistantship (biasanya Department, College, sama Federal Government Agencies).

Funding Distribution

Yang biasanya dapet funding siapa aja sih? Semua bisa dapet? Yang bakal lebih dipertimbangkan siapa?

Distribution of funding in order of who are given more opportunities in receiving funding:

1. PhD students
2. Master's students with a thesis option
3. Master's students with a non-thesis option

Jadi, maksud list tersebut yaitu sebagian besar funding akan didistribusikan untuk mahasiswa S3, kemudian abis itu baru mahasiswa S2 yang pake tesis, dan setelah itu baru deh mahasiswa S2 yang gak pake tesis. Di US memang ada yang disebut Master's with thesis sama Master's non-thesis. Yang thesis maksudnya mahasiswa tersebut harus menghasilkan suatu tesis dari research yang dilakukan selama masa studinya. Nah kalo yang non-thesis itu nggak pake research dan gak pake nulis tesis. Jadi ya ngambil kelas aja selama masa studinya. Ada juga yang namanya professional degree seperti MBA. Yang seperti ini biasanya lebih jarang lagi kesempatan fundingnya. Bukan berarti nggak ada lho ya. Ada, tapi mesti dicari dengan sungguh seksama.

With this said, hasil observasi gue yaitu di luar sana memang lebih banyak fellowship/scholarship untuk S3 dibanding S2, dan untuk S2 dengan research daripada S2 tanpa research. Kalo untuk assistantship, dari cerita-cerita beberapa kolega yang udh lebih senior, mereka memang menyatakan kalo lebih banyak assistantship akan ditawarkan terlebih dahulu kepada mahasiswa S3 daripada S2. Salah satu hal yang bisa jadi alasan untuk ini adalah jangka waktu studi. S3 di US bisa memakan waktu 4-7 tahun sementara S2 cuma 1-2 tahun. Mahasiswa S3 membutuhkan biaya (dan komitmen) yang lebih besar untuk menyelesaikan studinya. Mengetahui hal-hal seperti ini bisa ngebantu kita dalam nentuin funding yang mana yang kira-kira memiliki chance lebih besar buat kita dapetin.

Application strategies

Daftarnya gimana dong daftarnya? Bentar dulu, sebelum daftar, mesti siap-siap dulu dong. Kan sayang energi (dan bisa jadi sayang uang) kalo kita asal daftar tanpa sebelumnya mempersiapkan application kita dengan matang. Berikut ini gue mau menyampaikan beberapa strategi general yang sebaiknya dilakukan saat persiapan untuk melayangkan application untuk mendapatkan funding baik fellowship/scholarship atau assistantship. Strategi-strategi ini disampaikan dalam workshop yang gue ikutin itu.

1. Locate opportunities : Cari, identifikasi, dan tandai mana-mana aja kesempatan yang kira-kira cocok dengan both apa yang kita inginkan dan apa yang kita mampu hadapi.
2. List skills and competencies required : Setelah menemukan beberapa opportunity yang kira-kira cocok, bacalah dengan seksama apa yang diminta oleh mereka yang menawarkan kesempatan tersebut. Ini bagus buat mempersiapkan nantinya apa-apa aja skill kita yang relevan dicantumkan dalam resume dan juga dokumen-dokumen apa aja yang harus dipersiapkan. Selain itu, ini juga akan membantu kita menegaskan apakah kita memang eligible untuk mengirimkan application.
3. Build your professional identity : Applying for funding, whether it's through fellowships/scholarships or assistantships is somewhat similar to applying for a job. Maka daripada itu, kita harus bisa "market" diri kita lewat aplikasi yang kita kirimkan. Inget lho, jumlah applicant yang bakal ngirim aplikasi biasanya bejibun jumlahnya. So, you need to know what makes you stand out. Why should they pick you out of all the other people that applied? Identify your potential references and experiences. Back up your experiences by mentioning what you learned and what you contributed. Don't just tell, show and give examples. Develop your message, tell your story. This may come in very useful when you need to write a personal statement or something in the likes of that. Khususnya buat yang daftar fellowship/scholarship, writing a personal statement is usually a must. When putting together your application packet, make sure you keep these questions in mind: What stands out from me? Why should someone invest in me? Why do I want this? What broader impact will I bring with this opportunity? What do I want them to see from me that is unique only to me?
4. Use the CARS format : I found this format to be very useful in organizing and structuring what needs to be mentioned when drafting an application, especially when you need to write an essay or statement, or even maybe when you get called for an interview. The format can be used to help show the impacts that you have had throughout the previous works that you've done, also what lessons you've taken out of them. This allows you to show your impacts and not just your duties. So, what does CARS stand for?

C : Challenge or context (15%)

A : Actions (45%)

R : Results (30%)

S : Skills (10%)

Points to consider

Nah, jadi kan udah gue bagi-bagi tuh beberapa poin yang mesti dipertimbangkan saat mau mulai cari funding. Sebagai penutup, gue mau bagi beberapa hal yang menurut gue kadang nggak kepikiran tapi sebenernya ngaruh saat kita lagi cari-cari opportunity buat funding. Ini berdasarkan observasi (dan pengalaman) gue aja sih.

*** Allocate time to search. Di jaman canggih seperti ini, berselancar ke dunia maya sudah menjadi salah satu method dalam mencari dan menemukan informasi. Apalagi di US, informasi akan suatu hal biasanya akan bisa ditemukan di internet juga. Jadi, jangan terus kesel ato ngomel-ngomel kalo ada yang bilang "coba cari di website-nya dulu" saat lo emang belum ngecek ato bahkan belum pernah sama sekali berkunjung ke websitenya. Karena lewat internet sudah jadi salah satu method of communication yang penting dan ter-establish di US, informasi pasti akan ada di website kalo dicari dengan sungguh-sungguh. Tapi nih ya, karena semua bisa dicari di internet, jangan asal terus "ah gampang ntar bisa diliat di websitenya". Ntar dulu. Kalo lo emang beneran niat dan pengen tau dengan detail gimana-gimananya, alokasikan waktu buat mendalami website tersebut dan juga website-website lain yang terkait. Cari informasi di website butuh waktu dan prosesnya cukup time consuming. Untuk bisa dapetin informasi dengan selengkap-lengkapnya, lo bakal perlu mengeksplor website tersebut secara keseluruhan. Apalagi ditambah tiap-tiap sekolah dan funding sources punya requirement berbeda, lo mesti menjelalajahi satu-satu buat liat apa aja yang perlu dipersiapkan dan gimana cara daftarnya. Buka semua link yang mereka provide dan baca page FAQ-nya.

*** Understand the requirements and eligibility. Gue pake kata "understand" emang sengaja. Jangan cuma "know" the requirements and eligibility. Pastiin lo ngerti dengan se-ngerti-ngertinya apa yang dicantumkan sebagai requirements dan eligibility dan kenapa mereka mencantumkan poin tertentu sebagai requirement atau eligibility. Ini supaya lo bisa tau mereka mencari orang yang seperti apa dan kira-kira nantinya kita bakal bisa memenuhi ekspektasi mereka apa nggak. Kalo mereka minta sesuatu yang lo nggak familiar, cari tau itu apa dan kenapa mereka minta hal tersebut.

*** If you're not sure of something AND it is not explained anywhere on the website, then you can ask them directly. Ini ada kaitannya sama dua poin sebelumnya. Adakalanya kita udah baca requirement sama eligibility tapi ada yang kita nggak ngerti. Kalo itu terjadi, maka jelajahi website tersebut dengan lebih mendalam, kupas semua linknya dan baca dengan baik. Jangan lupa selalu buka page FAQ-nya juga karena siapa tau hal yang pengen lo tanyain udah ada jawabannya di situ. Kalo misal udah cari-cari di seluruh website sampe berulang-ulang dan informasinya nggak ada, baru silahkan tanyain langsung ke pihak merekanya. Saat nanyapun, ada bagusnya kalo agak-agak nyinggung kalo lo udah cari dan baca-baca di websitenya tapi lo masih bingung dengan ini itu dan ingin minta penjelasan lebih lanjut.

*** Make sure you know what to ask and whom to ask it to. Lanjutin dari post sebelumnya, selalu pastiin kalo lo tau apa yang mau lo tanyain dan lo kira-kira punya bayangan akan jawaban seperti apa yang lo harapkan. Craft the question in a way that the person who answers would know what you want to know and not just give you a general answer which you already know. Satu lagi yang perlu diperhatiin kalo nanya-menanya adalah pastiin lo bertanya kepada orang yang tepat. Kalo misal lo asal milih orang terus ternyata orangnya gak tau apa-apa tentang yang lo tanyain, ada kemungkinan lo bakal dilempar ke sana-sini which means bakal lebih banyak waktu yang kepake buat lempar-lemparan dan menanti jawaban. Atau paling banter ntar lo dikasih jawaban "Please refer to our website http://... for more information." padahal lo udah cari-cari di website itu sampe mewek-mewek dan tetep belum ketemu jawabannya. Biasanya di website akan ada bagian "Contact" atau umum juga bakal ada yang nyantumin "For further information please contact...". Kalo misal lo gak nemu contact information yang spesifik, bisa juga lo kirim email ke sekolah atau lembaga tersebut, bilang kalo lo punya pertanyaan mengenai ini ini ini kemudian kepada siapakah sebaiknya pertanyaan tersebut dilayangkan. Emang sih kalo kayak gitu bakal butuh waktu lebih lama, tapi buat gue pribadi itu bakal lebih baik daripada asal nembak pertanyaan ke orang yang gak tau apa-apa tentang hal tersebut. Inget juga, kalo misal lo dapet balasan dari mereka, kirim balik email yang bilang terima kasih.

Okelah kalo begitu. Ternyata gue udah meracau cukup (atau sangat) panjang ya tentang ini. Anyway, siapa tau aja bisa bermanfaat. Gue pengen bagi-bagi juga sih tentang hal-hal teknis terkait gimana pas melalui proses daftarnya. Mungkin akan gue tulis post tentang itu juga nanti kapan-kapan. Hehe.